Pergunte a um dentista quanto ele tem em estoque e a resposta costuma ser um gesto na direção do armário. Não é desleixo: o material chega em caixa, é usado em unidade, e entre uma coisa e outra não existe uma conta que seja natural de fazer. A caixa de cem luvas custou trinta e dois reais. Quanto custou o atendimento de hoje em luva? Ninguém para para dividir isso, e faz sentido não parar.
O problema é que essa conta não desaparece por não ser feita. Ela reaparece de dois jeitos, os dois ruins. O primeiro é o material que vence no fundo da gaveta, que é dinheiro que você já pagou e nunca vai usar. O segundo é mais silencioso: sem saber quanto o procedimento consome, o preço é fixado no chute ou na tabela do vizinho, e a margem passa a ser aquilo que sobra, não aquilo que você decidiu. O material é metade dessa conta; a outra metade é o tempo de cadeira.
A caixa não é a unidade
Todo controle de estoque que fracassa em consultório fracassa no mesmo ponto: ele obriga a escolher entre cadastrar como se compra ou cadastrar como se gasta. Se você cadastra "caixa de luva", o sistema não sabe descontar duas luvas. Se você cadastra "luva avulsa", você precisa converter na cabeça toda vez que chega uma nota. Nos dois casos o cadastro dura três semanas e depois vira ficção.
A saída é o cadastro guardar as duas medidas de uma vez, com a ponte entre elas:
Com os três, a compra entra do jeito que veio na nota e a baixa acontece do jeito que a mão usa. O galão de cinco litros de água destilada é cadastrado como galão, e o ciclo da autoclave consome duzentos e cinquenta mililitros. O tubete de anestésico sai inteiro, sempre, então a unidade de uso é o próprio tubete. A resina é comprada em seringa e gasta em grama. Nenhuma dessas conversões deveria ser sua: você informa o que está na embalagem e o que se gasta por vez, e o resto é aritmética.
Um detalhe que quase todo mundo esquece e que muda o número mais do que parece: o frete. Ele é custo do material tanto quanto o produto, e pesa proporcionalmente mais em quem compra pouco, que é justamente o consultório começando. Uma entrega de trinta reais rateada entre quatro itens de cem reais é seis por cento a mais no preço de cada um, todo mês, invisível.
Qual preço entra no custo do procedimento
Aqui está a parte contraintuitiva, e é a que mais dá errado em planilha caseira. A tentação é usar o preço da última compra, porque é o número mais recente e portanto parece o mais verdadeiro. Só que ele mente nas duas direções. Se você comprou barato numa promoção e ainda tem meia prateleira do lote caro, o custo do procedimento aparece menor do que foi. Se você teve azar numa compra emergencial de farmácia, o mesmo procedimento aparece caríssimo por semanas, sem que nada tenha mudado na clínica.
O preço que corresponde à realidade é a média ponderada do que ainda está na prateleira. Se restam vinte unidades compradas a dois reais e chegam trinta a três, o preço do estoque passa a ser dois e sessenta, não três. E ele não fica parado: como a saída respeita o vencimento, o lote antigo é o primeiro a esvaziar, e a média caminha sozinha na direção do preço novo conforme isso acontece. Por isso o número precisa ser refeito em toda compra, em todo consumo e em todo descarte, porque cada um desses eventos muda a composição do que sobrou.
| Evento | O que fica na prateleira | Preço do estoque |
|---|---|---|
| Estoque anterior | 20 a R$ 2,00 | R$ 2,00 |
| Chega compra nova | 20 a R$ 2,00 + 30 a R$ 3,00 | R$ 2,60 |
| Saem 10, do lote mais antigo | 10 a R$ 2,00 + 30 a R$ 3,00 | R$ 2,75 |
| Preço da última nota | (não olha o que sobrou) | R$ 3,00 |
Repare na terceira linha, que é o comportamento que uma planilha não tem: o preço subiu sem ninguém comprar nada, porque o que restou ficou mais caro na média. E repare na quarta: quem usa a última nota trabalha com três reais desde o começo, quinze por cento acima do custo real no momento da compra, num item em que nada aconteceu de excepcional. Quarenta centavos por unidade parece pouco até multiplicar pelas vezes que aquele material aparece no mês. O erro não é grande de uma vez, ele é constante.
Uma objeção justa
A esta altura é razoável achar que isso é controle demais para um consultório com uma cadeira. Concordo em parte, e a parte em que concordo é importante: ninguém deveria cadastrar oitenta materiais antes de começar a usar um sistema. Cadastro grande feito de uma vez é cadastro que ninguém mantém, e estoque desatualizado é pior do que estoque nenhum, porque ele dá um número errado com cara de número certo. O caminho que funciona é começar pelos cinco ou seis itens que aparecem em quase todo procedimento, anestésico, luva, resina, sugador e envelope de autoclave, que respondem pela maior parte do custo variável. O resto entra quando aparece. O que eu não concordo é com a conclusão de que, por ser trabalhoso, seja melhor não saber. A conta continua acontecendo no seu bolso, medida ou não.
Validade é ordem de uso, não organização
Material vence porque foi usado o de cima, e o de cima quase nunca é o mais antigo. Isso não se resolve com etiqueta nem com boa vontade, se resolve com a baixa saindo por ordem de vencimento em vez de sair da caixa que estava mais à mão. É o mesmo princípio da prateleira do supermercado, e a diferença é que no supermercado alguém é pago para girar o estoque.
Registrar o lote junto tem uma função que só fica óbvia no dia em que ela é necessária: recall de fabricante. Quando sai um aviso de um lote específico, a pergunta que você precisa responder em minutos é quais pacientes receberam material daquele lote. Sem o registro, a resposta honesta é que não dá para saber, e a partir daí não existe boa saída.
Tela real do sistema.
No Rotina Odonto essas três coisas são a mesma coisa: o material é cadastrado como você compra e baixado como você usa, o preço do custo é a média ponderada do que restou, e a saída respeita o vencimento com o lote registrado. Quando o preço da resina sobe na próxima compra, o custo de todo procedimento que usa resina sobe junto, e a margem se refaz sozinha. Você descobre pela tela, não pelo extrato.