Pergunte a um dentista quanto custa a hora dele e a resposta quase sempre vem em forma de preço: “eu cobro tanto na restauração”. Não é a mesma coisa, e a diferença entre as duas é onde mora quase todo consultório que fecha o mês no vermelho sem entender por quê. Preço é o que entra. Custo é o que sai antes, e continua saindo nos dias em que ninguém senta na cadeira, o que é justamente o problema.
A parte do custo que ninguém discute é a que dá para pegar na mão: a resina, o tubete de anestésico, o par de luvas, o envelope que saiu da autoclave. Some tudo e você tem uma conta razoável, que a maioria das planilhas caseiras faz razoavelmente bem. O que quase nenhuma faz é a outra metade, que é invisível porque não passa pela bancada: o aluguel, o contador, a luz, a internet, o software, o alvará, a parcela da cadeira. Isso tudo chega no boleto tendo você atendido trinta pacientes ou nenhum, e precisa ser dividido entre os procedimentos que aconteceram. A conta dessa divisão é o custo por minuto de cadeira, e ela é literalmente uma divisão:
Uma observação antes de seguir, porque é o erro que mais aparece: resina, anestésico e luva não entram no numerador. Eles só existem porque houve atendimento, então vão direto no procedimento que os consumiu. Jogá-los no custo fixo infla o rateio de todo mundo e faz um clareamento pagar pela resina que a restauração usou.
O denominador
É aqui que a conta desanda, e desanda feio. Quase toda planilha, e boa parte dos sistemas pagos, divide o custo fixo pelas horas da escala que você declarou. Você preenche o cadastro dizendo que atende das oito às dezoito, o sistema faz a conta em cima disso, e o número sai lindo. O problema é que a escala declarada é uma intenção, não um fato. Quem abriu o consultório há oito meses declara oito horas e exerce duas, porque a agenda não enche no primeiro ano; isso não é falta de competência nem de esforço, é como a coisa funciona para praticamente todo mundo que começa. Só que a conta não sabe disso. Ela divide pelo que você escreveu, e o que você escreveu é o dobro, o triplo do que aconteceu.
· 6 h/dia de cadeira ocupada → 7.920 minutos → R$ 0,57 por minuto
· 2 h/dia de cadeira ocupada → 2.640 minutos → R$ 1,70 por minuto
Mesmo consultório. Mesmo aluguel. Mesma cadeira. Mudou a agenda.
Três vezes de diferença, e nenhuma delas está errada: as duas contas estão certas, cada uma respondendo uma pergunta diferente. A primeira responde “quanto custaria o meu minuto se o consultório estivesse cheio”. A segunda responde “quanto custa o meu minuto hoje”. Um preço formado em cima da primeira parece saudável na planilha e não paga as contas no dia trinta, e é por isso que tanta gente atende bem, cobra o que o vizinho cobra e mesmo assim vive apertada.
Aqui cabe a objeção, que é justa: “não vou cobrar mais caro só porque minha agenda está vazia: o paciente não tem nada com isso, e o preço quem faz é o mercado”. Verdade. Saber o custo real não obriga ninguém a repassá-lo, e na maioria das vezes não dá para repassar mesmo. O que ele muda é outra coisa: você passa a saber quanto está financiando em cada procedimento enquanto a agenda não enche, e isso é uma decisão consciente de investimento em vez de um prejuízo que aparece três meses depois no extrato. Também dá para escolher onde absorver: talvez faça sentido segurar o preço da restauração, que traz gente nova, e não segurar o do clareamento, que ocupa duas sessões longas.
Uma restauração, dois custos
Vale ver o efeito num procedimento concreto, porque em porcentagem tudo parece abstrato. Restauração em resina, quarenta minutos de cadeira, R$ 28,82 de material, R$ 0,45 de instrumental diluído pela durabilidade e R$ 2,10 de esterilização. A única coisa que muda entre as duas colunas é o denominador que acabamos de discutir:
| Agenda cheia | Agenda real | |
|---|---|---|
| Material, instrumental e esterilização | R$ 31,37 | R$ 31,37 |
| Custo fixo · 40 min | R$ 22,80 | R$ 68,00 |
| Custo do procedimento | R$ 54,17 | R$ 99,37 |
| Cobrando R$ 280, sobra | R$ 225,83 (81%) | R$ 180,63 (65%) |
Dezesseis pontos de margem entre uma coluna e a outra, e nada no procedimento mudou: ninguém trocou de resina, ninguém demorou mais, a técnica é a mesma. A agenda é que estava vazia, e o custo da cadeira parada foi parar dentro da restauração porque ele tem que ir para algum lugar. Se o mês seguinte for melhor, esse mesmo procedimento fica mais barato sem você mexer em nada, e é isso que torna o custo por procedimento um número vivo, não uma linha de cadastro. Se você fechar a página agora, é este o parágrafo que importa: o custo de um procedimento depende de quanto a sua cadeira trabalhou no mês.
Medindo a sua ocupação, e o que fazer com o número
Não precisa cronômetro nem planilha nova. Pegue os atendimentos concluídos dos últimos três meses fechados, some a duração de cada um e divida pelas horas em que a cadeira esteve disponível no mesmo período. Três meses, e não um, porque mês isolado mente: um feriado longo, uma semana ruim, as férias de julho, e você conclui a coisa errada com convicção. Meses fechados, e não o corrente, porque o mês em andamento ainda não aconteceu inteiro e contá-lo empurra a ocupação para baixo sem motivo nenhum. Aviso desde já que o primeiro resultado costuma ser desconfortável, quase todo mundo acha que ocupa mais cadeira do que ocupa. É normal, e é exatamente o número que interessa.
Com ele na mão, algumas decisões que antes eram intuição viram conta:
- O piso do seu preço. Abaixo do custo você paga para trabalhar. Isso não é uma opinião sobre o mercado, é subtração.
- O que vale a pena oferecer. Procedimento longo e barato ocupa uma cadeira que poderia estar em outro, e sem custo por minuto não existe como comparar os dois honestamente.
- Quanto cobrar por um encaixe ou uma urgência, sabendo o que aquele intervalo custa de verdade.
- Por que o mês fechou apertado mesmo tendo atendido bem: se a ocupação caiu, o custo de cada procedimento subiu junto, em silêncio, e o faturamento sozinho não conta essa parte.
Como isso aparece no sistema
O Rotina Odonto faz essa divisão sozinho e mostra os dois custos lado a lado em cada procedimento: o da agenda cheia e o da ocupação que você teve de fato, medida pelos atendimentos concluídos dos últimos três meses fechados, exatamente como descrito acima. Os minutos produtivos vêm da sua escala de atendimento; o custo fixo, das despesas que você já lançou. Nenhum dos dois é digitado, e essa é a diferença que importa: um custo que a pessoa preenche à mão nasce desatualizado e nunca mais é revisto.
Tela real do sistema.
Se o preço da resina subir na próxima compra, o custo de todo procedimento que usa resina sobe junto e a margem se refaz sozinha. Você descobre pela tela, não pelo extrato.