O estoque que fecha a conta, não só a lista
Você compra frasco e gasta gota. O sistema entende as duas medidas, e é isso que faz o custo do procedimento existir.
Tela real do sistema.
Embalagem × unidade de uso
Frasco de 250 cm que rende 50 usos de 5 cm. Você cadastra como comprou e gasta como usa.
Preço médio ponderado
O valor do estoque acompanha o que foi realmente pago pelo que ainda está na prateleira.
Validade e lote
Baixa por ordem de vencimento e registro do lote consumido, o que responde um recall de fabricante.
Perda registrada
O que caiu no chão ou venceu entra no custo, em vez de sumir da conta.
Nota fiscal por XML
Importa a NF-e e casa os itens com o seu cadastro, sem digitar nota.
Ciclo da autoclave
Água por ciclo, envelope por pacote, indicador e validade, com o pacote rastreado até o atendimento.
Cadastrado como você comprou, gasto como você usa
A caixa de 100 luvas, o frasco de 250 cm, o tubete que sai inteiro. É esse cadastro: uma tarde de trabalho, feito uma vez, que separa um custo calculado de um custo chutado. O sistema já vem com um catálogo dos materiais mais comuns para você ajustar em vez de criar do zero.
Depois disso, cada procedimento executado dá baixa sozinho.
O preço que entra no custo não é o da última nota
Se restam vinte unidades compradas a dois reais e chegam trinta a três, o estoque passa a valer dois e sessenta por unidade, não três. Quem usa a nota mais recente trabalha quinze por cento acima do custo real, todo mês, num item em que nada de excepcional aconteceu. E o número não fica parado: como a saída respeita o vencimento, o lote antigo esvazia primeiro e a média sobe sozinha na direção do preço novo. Ela é refeita em toda compra, todo consumo e todo descarte.
Você compra em caixa e gasta em unidade
Todo controle de estoque que fracassa em consultório fracassa no mesmo ponto: ele obriga a escolher entre cadastrar como se compra ou cadastrar como se gasta. Cadastrando "caixa de luva", o sistema não sabe descontar um par; cadastrando "luva avulsa", você converte na cabeça a cada nota que chega. Aqui o cadastro guarda as duas medidas e a ponte entre elas — embalagem, unidade de uso e rendimento —, então a compra entra como veio na nota e a baixa acontece como a mão usa. O frete entra junto, rateado entre os itens, porque ele é custo do material e pesa proporcionalmente mais em quem compra pouco.
Validade por ordem de uso
Material vence porque foi usado o de cima, e o de cima raramente é o mais antigo. A baixa sai por vencimento, não por acaso.
Lote registrado
No dia em que sair um recall de fabricante, a pergunta é quais pacientes receberam aquele lote. Sem registro, não há resposta.
Perda separada de consumo
Consumo virou atendimento e receita. Perda foi dinheiro embora. Misturar os dois esconde exatamente o que precisa aparecer.
Importação de NF-e
O XML entra e casa com o seu cadastro, com o frete lido do arquivo e editável, porque é comum vir cobrado à parte.
Código de barras
Bipar na conferência da compra, em vez de procurar o item numa lista de oitenta.
Brinde também sai do estoque
Escova, creme e kit entram no custo do atendimento num campo próprio. É o gasto que mais some da conta.
Sobre estoque e esterilização
Como controlar o estoque de um consultório odontológico?
O ponto que a maioria das planilhas erra é a unidade: você compra em embalagem e gasta em unidade de uso. Um frasco de 250 cm que rende 50 aplicações de 5 cm precisa ser cadastrado nas duas medidas, senão a baixa nunca fecha. Com isso resolvido, o resto acontece sozinho: o procedimento executado dá baixa no que consumiu, a validade avisa antes de vencer e o valor em estoque acompanha o preço médio ponderado do que ainda está na prateleira.
Como registrar o ciclo da autoclave?
O ciclo é lançado com data, com os pacotes que entraram e com o insumo que ele consome: água por ciclo, envelope e etiqueta por pacote. Isso dá baixa no estoque e, quando um daqueles pacotes é aberto num atendimento, o custo dele entra no custo daquele procedimento. Cada pacote fica rastreado: dá para saber em qual paciente foi usado, que é o que responde uma fiscalização ou um recall.
O sistema importa a nota fiscal do fornecedor?
Importa o XML da NF-e e casa os itens com o seu cadastro, para você não redigitar nota. O frete da compra é rateado entre os itens proporcionalmente, em vez de virar uma despesa solta, senão o material entra no estoque mais barato do que custou de verdade.
Qual preço o sistema usa no custo do procedimento?
A média ponderada do que ainda está na prateleira, e não o preço da última nota. A diferença não é acadêmica: se restam vinte unidades a R$ 2,00 e chegam trinta a R$ 3,00, o estoque passa a valer R$ 2,60 por unidade, e quem usa a última nota trabalha com R$ 3,00, quinze por cento acima do real. Como a saída respeita o vencimento, o lote antigo esvazia primeiro e a média caminha sozinha na direção do preço novo. O número é refeito em toda compra, todo consumo e todo descarte.
O que acontece quando um material vence?
Ele para de entrar na conta e sai do estoque como perda, não como consumo, o que é uma distinção que importa: consumo virou atendimento e receita, perda foi dinheiro embora. As duas coisas aparecem separadas no relatório, e é a segunda que mostra se o problema é comprar demais, comprar cedo demais ou girar mal. Você também pode marcar um item como de validade indeterminada, para o instrumental e para o que não vence.
E os brindes, escova e kit que eu entrego?
Saem do estoque como qualquer outro material e entram no custo do atendimento, num campo próprio. Isso existe porque brinde é o gasto mais fácil de esquecer: ele não é usado no procedimento, é entregue depois, e some da conta justamente por isso. Cada procedimento pode ter o brinde padrão dele, e no atendimento dá para trocar ou acrescentar.
Dá para saber quanto tenho parado em estoque?
Dá, e é o número que costuma surpreender. O valor em estoque é a soma do que está na prateleira pelo preço médio ponderado, e ele é dinheiro que já saiu da conta e ainda não voltou. Ver isso ao lado do custo fixo mensal muda a conversa sobre quanto comprar de uma vez.
Veja com os seus números
A entrada é por convite de quem já usa. Se você não conhece ninguém, conte o seu caso. Quem responde é quem faz o produto.
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