O preço você escolhe. O custo você descobre.

Somando quatro parcelas. 1) O material consumido, pelo preço que você pagou, média ponderada do estoque restante, não a última nota. 2) O instrumental, diluído: o preço dividido pela durabilidade esperada dá o custo por uso. 3) A esterilização: a água do ciclo mais o envelope e a etiqueta de cada pacote aberto. 4) O rateio do custo fixo: o total de despesas fixas do mês dividido pelos minutos produtivos, multiplicado pela duração do procedimento. A soma é o custo; o preço menos o custo é a margem.

Porque o rateio do custo fixo depende de quanto a cadeira realmente trabalhou. Um valor usa a agenda cheia (a escala que você declarou) e o outro usa a ocupação real, medida pelos atendimentos concluídos nos últimos três meses fechados. Quem está começando costuma declarar oito horas e exercer duas, e nesse caso o custo calculado pela escala fica cerca de três vezes menor do que o de verdade, e é justamente o número em que ninguém deveria basear preço.

Custo fixo é o que você paga mesmo sem atender ninguém: aluguel, contador, internet, software, alvará. Custo variável é o que só existe quando há atendimento: anestésico, luva, resina, o envelope da autoclave, o brinde entregue. Os dois entram no custo do procedimento por caminhos diferentes: o variável, direto; o fixo, rateado pelo tempo de cadeira.

Não, e é essa a diferença. Em boa parte dos sistemas o custo é um campo que a dentista preenche à mão, o que significa que ele nasce desatualizado e nunca mais é revisto. Aqui ele é consequência: se o preço da resina subiu na última compra, o custo do procedimento que usa resina sobe junto, sem ninguém mexer em nada.

Divide-se o custo fixo do mês pelos minutos produtivos do mês, e multiplica pela duração. O erro quase universal está no denominador: usar as horas da escala declarada em vez das horas em que a cadeira realmente trabalhou. Quem abriu há pouco costuma declarar oito horas e exercer duas, e nesse caso o custo por hora calculado sai três a quatro vezes menor do que o de verdade. Material e anestésico não entram nesse numerador: eles só existem quando há atendimento, então vão direto no procedimento que os consumiu.

É o que você paga mesmo sem atender ninguém: aluguel, condomínio, IPTU, luz, água, internet, telefone, contador, software, alvará sanitário, anuidade do conselho, seguro, a parcela da cadeira e do raio-x, e o salário da auxiliar. Nem tudo é mensal, e por isso a despesa pode ser cadastrada como recorrente a cada N dias: a anuidade do CRO é anual, a manutenção do compressor pode ser semestral, e o sistema normaliza tudo para o mês antes de ratear.

Comece pelo tempo que você bloqueia na agenda, que é o que interessa para o rateio: o custo da cadeira é do tempo em que ela está ocupada, incluindo o preparo e a limpeza entre pacientes. Ajustar depois é um campo, e todo procedimento recalcula sozinho. O que não vale é deixar em branco, porque aí o rateio do custo fixo some e o custo aparece só com o material, o que dá um número bonito e falso.

Dá. A mesma base alimenta a visão do mês: quanto entrou, quanto era custo fixo, quanto era custo variável e o que sobrou. É a conta que o extrato bancário não faz, porque no extrato a compra de material e o aluguel são a mesma coisa, uma saída, quando na verdade uma acompanha o movimento e a outra não.