A ordem importa mais do que a pressa
Dá para cadastrar tudo aos poucos, mas existe uma sequência em que cada passo destrava o próximo, e é ela que faz o custo aparecer já na primeira semana em vez de no terceiro mês.
Tela real do sistema.
Custo fixo e escala vêm antes de qualquer paciente
É tentador começar cadastrando pacientes, porque é o que parece urgente. Mas paciente não faz o sistema devolver nada que você já não saiba. Custo fixo e escala de atendimento fazem: são o numerador e o denominador do rateio, e sem os dois o custo de qualquer procedimento fica incompleto. Juntos levam vinte minutos, e são a única parte em que você precisa buscar papel: o boleto do aluguel, o honorário do contador, a conta de luz.
1 · Custo fixo do mês
Aluguel, contador, internet, software, alvará, parcela da cadeira. Aceita despesa recorrente a cada N dias, não só mensal.
2 · Escala de atendimento
Os dias e horários em que você atende. Os minutos produtivos saem daí sozinhos, nada de multiplicar 4,35 na mão.
3 · Materiais
Cadastre como você compra: a caixa de 100 luvas, o frasco de 10 ml. O sistema converte para a unidade de uso.
4 · Instrumentais
Preço e durabilidade esperada. O custo por uso sai da divisão e se corrige conforme você registra quebras.
5 · Procedimentos
Duração e consumo. É o passo em que o custo aparece pronto e a margem fica visível ao lado do preço.
6 · Pacientes
Por último, e sem pressa: dá para importar de planilha, e o cadastro completo pode ir sendo feito na primeira consulta de cada um.
Essa mesma ordem aparece dentro do sistema
Na tela inicial fica um guia com estes passos, e ele não é uma lista de tarefas para marcar à mão: cada item é conferido no que existe de verdade na sua conta. O passo das despesas só fica pronto quando há despesa recorrente cadastrada, e volta a aparecer se ela for apagada, porque nesse momento o custo do procedimento voltou a ficar incompleto. Cada passo também diz o que ele destrava, não só o que fazer: é a diferença entre “cadastre suas despesas” e “sem isso, todo procedimento parece dar lucro”.
Nada disso precisa estar perfeito para servir
Você não precisa cadastrar o estoque inteiro antes de usar o sistema. Comece pelos cinco ou seis materiais que aparecem em quase todo procedimento, anestésico, luva, resina, sugador, envelope de autoclave, e monte só os três ou quatro procedimentos que você mais faz. Isso já cobre a maior parte da sua agenda e devolve custo de verdade. O resto entra conforme aparece, e cada item novo melhora a conta sem invalidar a anterior.
O cadastro segue a ordem em que você pensa, não a do banco de dados
Material se cadastra como você compra e se gasta como você usa: a caixa de 100 envelopes entra como caixa, e o ciclo da autoclave consome envelope. A conversão é do sistema. Você não deveria precisar deduzir que 250 ml de um galão de 5 litros dão vinte ciclos: a tela mostra isso enquanto você digita.
Sobre a implantação
Quanto tempo leva para começar a usar de verdade?
Uma tarde para o essencial. Custo fixo e escala levam cerca de vinte minutos; cinco ou seis materiais principais e três procedimentos, mais uma hora. A partir daí o sistema já devolve custo e margem nos atendimentos do dia seguinte. O cadastro completo de estoque e de pacientes vai acontecendo ao longo das primeiras semanas, sem travar o uso.
Dá para importar os pacientes do sistema antigo?
Dá, por planilha, e a importação é feita por nós, não é cobrada à parte nem é a sua tarefa de fim de semana. O que costuma vir bem de qualquer sistema é o cadastro (nome, contato, nascimento) e o histórico de agendamentos. Prontuário clínico de outro software raramente sai em formato aproveitável, e nesse caso o honesto é dizer: o histórico antigo continua no sistema antigo, e o novo começa limpo.
Preciso cadastrar todo o estoque antes de usar?
Não, e não recomendamos. Comece pelos materiais que aparecem em quase todo procedimento, anestésico, luva, resina, sugador, envelope. Eles respondem pela maior parte do custo variável. Cada item novo cadastrado depois refina a conta, e nada do que já foi calculado precisa ser refeito.
E se eu não souber a durabilidade de um instrumental?
Chute e siga. O campo é a durabilidade esperada, e existe justamente para você não travar. Conforme você registra os usos e as quebras, o sistema calcula a durabilidade medida e mostra as duas lado a lado, quando elas divergem muito, ele avisa e sugere corrigir. Um número aproximado hoje vale mais do que um número exato daqui a seis meses.
Veja com os seus números
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