Estes Termos regem o uso do Rotina Odonto, plataforma de gestão para consultórios e clínicas odontológicas, disponível em rotinaodonto.com. Ao criar uma conta ou usar o sistema, você concorda com eles.
1. Objeto e aceitação
O Rotina Odonto é fornecido por Pablo Luis da Mota Nora (Empresário Individual), nome fantasia Petaflop, CNPJ 28.070.338/0001-39, sede em Santa Rita do Sapucaí/MG (o "fornecedor"). Contato: contato@rotinaodonto.com.
O objeto é a licença de uso, não exclusiva, intransferível e por prazo determinado, de um software disponibilizado como serviço pela internet. Não há venda de cópia, não há instalação nos seus equipamentos e não há transferência de qualquer direito sobre o software.
Estes Termos, a Política de Privacidade e a Política de Cookies formam o contrato entre você e o fornecedor. Se você aceita em nome de uma clínica, declara ter poderes para tanto.
2. Quem pode contratar
O sistema destina-se a cirurgiões-dentistas e a estabelecimentos odontológicos. Para contratar é preciso ser maior de 18 anos e fornecer dados verdadeiros e atualizados.
Cabe a você manter regulares as suas obrigações profissionais e sanitárias — registro no conselho de classe, alvarás e demais licenças. O fornecedor não fiscaliza nem responde por elas.
Durante a fase atual, a criação de contas pode depender de convite ou de aprovação prévia.
3. Conta e equipe
- O acesso é pessoal e intransferível. Cada pessoa da equipe deve ter o próprio login — a trilha de auditoria só tem valor se registrar quem de fato agiu;
- Você é responsável por guardar a sua senha e por tudo o que acontecer na sua conta. Suspeita de acesso indevido: troque a senha e avise-nos imediatamente;
- O dono da clínica administra os acessos da equipe e responde pelos perfis que concede. Ao desligar alguém, remova o acesso — a remoção é imediata;
- O perfil de auxiliar tem acesso restrito por desenho do sistema. Contornar essa restrição, por qualquer meio, é violação destes Termos.
4. Período de teste e planos
Contas novas entram em período de teste de 14 dias, com acesso a todas as funcionalidades. Para começar, o titular escolhe um dos planos publicados na página de preços (Consultório ou Clínica) e cadastra um cartão de crédito, digitado na página segura do processador de pagamentos — o fornecedor não recebe nem guarda o número do cartão. Durante o teste nada é cobrado: a primeira mensalidade é cobrada no cartão quando os 14 dias terminam, e quem cancela antes disso não paga nada. Os planos diferem entre si apenas pelo número de profissionais que atendem — nenhuma funcionalidade clínica ou financeira é exclusiva de um deles.
Não há limite de pacientes, de atendimentos ou de documentos emitidos em nenhum dos planos, observada a cota de armazenamento de arquivos publicada na mesma página.
Encerrado o teste sem contratação, o acesso é suspenso, mas os dados não são apagados: a exportação integral, na forma do item 14, continua disponível mediante solicitação, e a eliminação só ocorre quando pedida ou nos prazos do item 8.
Contas do plano gratuito. Entre 15 e 16 de agosto de 2026 vigorou um plano gratuito permanente. Ele foi descontinuado para novas contas. As contas que o tenham recebido permanecem nele, sem redução de acesso e sem cobrança, conforme a garantia dada na versão 1.1 destes Termos: a descontinuação não se aplica a contas já existentes sem o aceite expresso do titular, com aviso prévio de pelo menos 30 dias.
5. Planos, adicionais e pagamento
- Os planos, o que cada um inclui e os valores vigentes estão na página de preços e são parte destes Termos;
- Os adicionais (espaço de armazenamento além da cota, lembrete automático por WhatsApp e assinatura eletrônica com validade jurídica) são apresentados e contratados dentro do sistema, em Configurações → Plano, com os valores vigentes na tela no momento da contratação;
- Nenhum adicional é necessário para usar o sistema, e nenhum é ativado sem pedido expresso da clínica;
- O adicional de profissional é cobrado por profissional além do primeiro. Conta como profissional o usuário com perfil de dono ou de dentista; a auxiliar não é cobrada;
- A mensalidade do plano é cobrada automaticamente no cartão de crédito cadastrado, todo mês, no dia da primeira cobrança, por meio do Asaas, instituição de pagamento que processa a transação. Na fatura do cartão, a cobrança pode aparecer com o nome do fornecedor (Petaflop) ou com o do processador;
- Se a cobrança no cartão não for aprovada, avisamos por e-mail e dentro do sistema, com o link da fatura para pagamento, e valem as regras de inadimplência do item 14;
- Ao contratar um adicional, incluir um profissional ou mudar para um plano de valor maior, a diferença proporcional aos dias que faltam até o próximo vencimento é cobrada no ato — no cartão cadastrado ou pela fatura do processador — e o valor cheio passa a integrar a mensalidade a partir desse vencimento. Durante o período de teste não há cobrança proporcional: a mudança entra direto no valor da primeira mensalidade;
- Para quem paga a mensalidade no cartão, o adicional contratado vale na hora, sem aprovação. A mudança de plano continua sendo pedida dentro do sistema e passa por confirmação antes de valer;
- Ao cancelar um adicional ou remover um profissional, a mensalidade diminui a partir do vencimento seguinte; os valores já pagos não são devolvidos, e o adicional cancelado continua valendo até o fim do período pago;
- Os valores podem ser reajustados anualmente, no mínimo pela variação do IPCA, com aviso de 30 dias. Havendo reajuste acima disso, você pode encerrar sem multa antes de ele entrar em vigor;
- Não há fidelidade nem multa por cancelamento. Valores já pagos referentes ao período em curso não são devolvidos, e o acesso permanece até o fim do período contratado;
- Cada plano inclui espaços separados para as imagens do paciente e para os documentos emitidos. Eles não se somam entre si: encher um não consome o outro. Os limites vigentes e o quanto você já usa aparecem em Configurações → Plano. Ao atingir um limite, apenas o envio novo daquele tipo é recusado — nada é apagado e todo o conteúdo existente continua acessível;
- O papel timbrado não consome esses espaços. Há um limite de tamanho por arquivo — porque ele é embutido em cada documento emitido — e um limite de quantidade de modelos; ambos são informados na própria tela de envio;
- Tributos incidentes sobre o serviço estão incluídos no valor anunciado.
6. Responsabilidade profissional
O Rotina Odonto é uma ferramenta de registro e gestão. Ele não pratica ato odontológico, não emite diagnóstico, não indica tratamento e não substitui o seu julgamento clínico. A responsabilidade técnica, ética e legal pelo atendimento e por tudo o que é registrado no prontuário é do profissional.
- Conferência antes de emitir. Receituários, atestados, termos, orçamentos e demais documentos gerados pelo sistema devem ser conferidos antes de assinar ou entregar;
- Custos e preços são apoio à gestão. Os cálculos de custo por procedimento, margem, rateio de custo fixo e preço sugerido partem dos dados que você cadastra. São instrumento de análise — não são consultoria contábil, tributária ou financeira, e não garantem resultado;
- Funções fiscais. Os recursos ligados a obrigações fiscais organizam e apuram informações a partir do que você registra. A conferência e a entrega das obrigações perante o Fisco continuam sendo suas, e recomendamos validá-las com o seu contador;
- Base de dados. A veracidade e a atualização dos dados de pacientes, materiais, valores e horários são de quem os cadastra.
7. Uso aceitável
Ao usar o sistema, você concorda em não:
- Inserir dados de pessoas sem base legal para tratá-los, ou usar o sistema para finalidade estranha à atividade odontológica;
- Compartilhar credenciais, revender, sublicenciar ou dar acesso a terceiros não autorizados;
- Tentar obter acesso a dados de outra clínica, burlar limites de perfil, sondar vulnerabilidades sem autorização, ou fazer engenharia reversa do software;
- Executar coleta automatizada, testes de carga ou volume anormal de requisições sem combinar antes;
- Enviar conteúdo ilícito, malicioso ou que viole direito de terceiro;
- Usar os canais de comunicação com pacientes para mensagem não solicitada ou publicidade fora das regras aplicáveis.
O espaço de armazenamento contratado é para arquivos do prontuário — imagens, exames e documentos dos seus pacientes. Ultrapassado o limite do plano, avisamos e você pode liberar espaço ou contratar mais.
8. Seus dados
Os dados são seus. O fornecedor não adquire propriedade sobre o conteúdo que você registra e não o utiliza para finalidade própria, publicidade ou treinamento de modelos de inteligência artificial.
Em relação aos dados de pacientes, você é o controlador e o fornecedor atua como operador, tratando-os conforme as suas instruções e a Política de Privacidade, que integra estes Termos.
Exportação. Você pode exportar os dados de pacientes a qualquer momento, em formato legível por máquina, pelo próprio sistema. Recomendamos fazer exportações periódicas: o fornecedor mantém cópias de segurança para recuperação de desastre, o que não substitui a sua própria cópia.
Guarda legal. A obrigação de guardar o prontuário pelo prazo legal — no mínimo 20 anos após o último registro, conforme a Lei nº 13.787/2018 — é do profissional. Antes de encerrar a conta, exporte tudo.
9. Integrações de terceiros
Algumas funções dependem de serviços de terceiros — assinatura eletrônica, prescrição digital, cobrança e envio de mensagens. Quando você as ativa:
- O uso fica sujeito também aos termos e à política do respectivo fornecedor;
- Em alguns casos a conta é contratada por você, em seu nome, e os custos e limites são cobrados diretamente por aquele fornecedor;
- Indisponibilidade, alteração ou encerramento do serviço de terceiro pode afetar a função correspondente. Buscaremos alternativa quando isso ocorrer, mas não respondemos por atos e omissões de terceiros;
- Recursos em ambiente de teste são identificados como tais na interface e servem apenas para experimentação: documentos e prescrições gerados nesse modo não têm validade legal e não devem ser entregues a pacientes.
10. Disponibilidade e evolução
Trabalhamos para manter o sistema disponível de forma contínua, mas não oferecemos, nesta fase, garantia formal de nível de serviço (SLA). Podem ocorrer interrupções por manutenção, atualização, falha de infraestrutura ou causas fora do nosso controle. Manutenções programadas são avisadas com antecedência e feitas, sempre que possível, em horário de menor uso.
A plataforma está em evolução constante. Novas funcionalidades são publicadas com frequência e incluídas no seu plano, sem custo adicional, salvo quando dependerem de serviço de terceiro cobrado à parte — hipótese sempre informada antes. Funcionalidades podem ser alteradas para melhorar; se algo relevante for descontinuado, avisamos com pelo menos 30 dias de antecedência e indicamos o caminho alternativo.
11. Suporte
O suporte está incluído em todos os planos e é prestado por contato@rotinaodonto.com, em dias úteis. Procuramos responder no mesmo dia útil; falhas que impeçam o uso do sistema têm prioridade sobre dúvidas e pedidos de melhoria.
12. Propriedade intelectual
O software, a marca Rotina Odonto, a interface, os textos, os ícones e as ilustrações — inclusive as representações de dentes do odontograma — pertencem ao fornecedor e são protegidos pela Lei nº 9.610/1998 e pela Lei nº 9.609/1998. A licença de uso não transfere nenhum desses direitos.
Se você enviar sugestões de melhoria, poderemos implementá-las livremente, sem que isso gere obrigação de pagamento ou cessão de direitos a seu favor. Sugestão de dentista é o principal insumo deste produto — e é assim que ele vem sendo construído.
13. Limitação de responsabilidade
Na máxima extensão permitida pela lei aplicável:
- A responsabilidade total do fornecedor, por qualquer causa, fica limitada ao valor pago por você nos 12 meses anteriores ao fato;
- O fornecedor não responde por lucros cessantes, perda de oportunidade, danos indiretos ou por prejuízo decorrente de decisão clínica, comercial ou tributária tomada com base em informações do sistema;
- O fornecedor não responde por perda de dados causada por uso indevido, compartilhamento de senha, exclusão feita por você ou pela sua equipe, nem por indisponibilidade de serviço de terceiro;
- Nenhuma limitação se aplica a dolo, culpa grave ou a direitos que a lei declare irrenunciáveis.
14. Suspensão e encerramento
A guarda do prontuário é sua, não nossa. A obrigação de conservar o prontuário é do cirurgião-dentista (Código de Ética Odontológica, art. 17), e a Lei 13.787/2018 proíbe eliminá-lo antes de 20 anos contados do último registro. Nesta relação você é o controlador dos dados e a Rotina Odonto é operadora (LGPD, art. 5º, VI e VII): guardamos em seu nome, enquanto você contrata o serviço. Por isso o encerramento abaixo só acontece depois de você ter podido levar tudo embora.
Por você: a qualquer momento, em Configurações → Plano ou pelo canal de contato, sem multa. Nenhuma nova mensalidade é cobrada depois do cancelamento, e o acesso segue até o fim do período já pago.
Por inadimplência: se a mensalidade não for aprovada no cartão, o processador de pagamentos faz novas tentativas no dia do vencimento. Não havendo pagamento, avisamos por e-mail e dentro do sistema, com o link da fatura, e a conta passa a somente leitura 24 horas depois do aviso: você continua consultando, imprimindo e exportando o que já existe, e deixa de lançar informação nova. O acesso completo volta assim que o pagamento é confirmado.
Por violação: descumprimento grave destes Termos pode levar à suspensão imediata, com comunicação do motivo e oportunidade de correção quando cabível.
Depois do encerramento, nesta ordem e com aviso em cada etapa:
- Até 90 dias: a conta fica em somente leitura, com a exportação disponível;
- Aos 90 dias: enviamos um aviso final informando a data exata da eliminação e o caminho para exportar;
- Aos 180 dias: os dados são eliminados em definitivo, ressalvado o que a lei obrigue a manter (por exemplo, registros fiscais e a trilha de auditoria). A eliminação é registrada.
A exportação nunca é bloqueada por falta de pagamento. O botão para baixar todos os dados da clínica fica em Configurações → Plano — e também na própria tela de conta suspensa — e continua funcionando com a assinatura vencida, suspensa ou encerrada, até o momento da eliminação. Prontuário não é garantia de dívida. Se precisar de ajuda na extração, é só pedir pelo canal de contato.
15. Alterações destes termos
Podemos alterar estes Termos para refletir mudanças no serviço ou na legislação. Alterações relevantes são comunicadas por e-mail e dentro do sistema com pelo menos 15 dias de antecedência. Se você não concordar, pode encerrar a conta antes da entrada em vigor; seguir usando depois disso significa aceitar a nova versão. Cada versão traz número e data.
O que mudou na versão 1.5 (15/09/2026). Quando a mensalidade não é aprovada no cartão, a conta passa a somente leitura 24 horas depois do aviso, e não mais 10 dias (item 14). O adicional passou a ser contratado na hora por quem paga no cartão, e contratar adicional, incluir profissional ou subir de plano passou a cobrar no ato os dias proporcionais até o vencimento (item 5).
O que mudou na versão 1.4 (14/09/2026). O cartão de crédito passou a ser cadastrado no início do período de teste, e a mensalidade passou a ser cobrada automaticamente nele (itens 4 e 5); o cancelamento passou a poder ser feito dentro do próprio sistema (item 14). Para as contas que já existiam, nada muda enquanto o titular não cadastrar um cartão.
16. Lei aplicável e foro
Aplica-se a lei brasileira. As partes tentarão resolver qualquer divergência primeiro pelo canal de contato. Não havendo acordo, fica eleito o foro da comarca de Santa Rita do Sapucaí/MG, ressalvado, quando aplicável a legislação consumerista, o foro do domicílio do contratante.
Se alguma cláusula for considerada inválida, as demais continuam valendo.